La firma electrónica escrita
Una de las formas de firma electrónica escrita es mediante pads, dispositivos para la captación de la firma escrita. Estos dispositivos pueden aplicarse para digitalizar gran parte de los procesos internos de la empresa e incluso algunos externos.
- Así por ejemplo, gran parte de los procesos internos en los que sea necesaria la firma (autorizaciones, recibos, pedidos, contratos, etc.) podrán hacerse
1º sin imprimir el documento en papel y
2º sin tener, a continuación, que organizar y almacenar físicamente el documento.
Y claro está, el día que se quiera encontrar uno de estos documentos, no habrá más que introducir el nombre del documento en el ordenador, en lugar de bajar al sótano o almacén a buscar el archivo.
Así, la firma electrónica escrita, de momento, ya tiene dos claras ventajas: ahorro (tiempo y materiales) y cuidado del medioambiente.
- En cuanto a los procesos externos, el dispositivo para la firma electrónica entra en juego en la firma de contratos y documentos por el cliente. El cliente firmará como siempre sobre el papel, que estará sobre nuestro pad o "tablero" de firmas. De esta forma el cliente tendrá su copia firmada sobre el papel y la empresa la suya firmada electrónicamente.
Aquí, podemos incluir a las dos anteriores una ventaja más, la imagen. Una imagen de empresa moderna y concienciada con el medioambiente.
Ventajas de la firma electrónica escrita
- Mediante la firma electrónica escrita se suprime el choque de medios, es decir se evita la impresión en papel para la firma.
- Como la firma escrita es intransferible, la firma electrónica escrita es una forma de identificación que al contrario que las contraseñas y llaves no se puede robar ni olvidar.
- La firma es sin duda un acto voluntario.
- La firma es un proceso reconocido y aceptado por todos que da constancia de un acuerdo voluntario.
- El sujeto firmante no tiene que ser socio de ninguna compañía certificadora para poder utilizar la firma electrónica escrita.
- La firma capturada mediante la firma electrónica escrita puede ser examinada por expertos grafólogos (comparando, por ejemplo, la firma electrónica contra otra realizada sobre papel).
Para la firma electrónica escrita necesitará:
Un o pad o dispositivo de firma electrónica que sea capaz de capturar o registrar la firma escrita y todos sus aspectos, tales como tiempo, presión y trazado.
También necesitará un programa capaz de codificar la firma electrónica de modo seguro y asimétrico en un documento electrónico con poder probatorio.
El sistema que utilice habrá de ser capaz de captar y guardar la firma escrita de modo que, en caso de juicio, y a pesar de tratarse de una firma electrónica, un grafólogo pueda verificar su autenticidad.