Un estudio "por encima" de las posibilidades de la firma electrónica.
Aquí encontrará un estudio realizado por uno de nuestros colaboradores. Sin llegar a ser exhaustivo, creemos que sí es interesante y permite hacerse una idea de lo que supone la implantación de la firma electrónica en lo económico.
Usos de la firma electrónica:
La firma electrónica es la solución a todos los problemas que representa el papel en las oficinas. Seguramente, pronto todas las empresas tendrán dispositivos para la firma electrónica igual que en la actualidad tienen faxes, impresoras o escáneres.
La firma electrónica bien usada puede llegar a hacer desaparecer de la oficina el papel.
Las tabletas o pads de firma electrónica manuscrita se pueden usar para firmar: recibos, contratos, protocolos, resguardos, justificantes, comprobantes, albaranes, resguardos, tickets…
Resumiendo, no hace falta imprimir ya nada.
Números y cuentas
Aquí se intentará explicar a quien piense que aplicar la firma electrónica es caro y requiere una gran inversión por qué no es así.
Supongamos que tenemos una empresa que usa la impresora para imprimir albaranes de entrega.
Una impresora de tinta costará unos 50 euros de media, si es láser en blanco y negro, unos 100 euros. Los toner que necesita para funcionar cuestan unos 65 euros para imprimir (según datos del fabricante) 1500 páginas en blanco y negro, el cartucho negro de tinta cuesta unos 18 euros y puede imprimir (también según datos del fabricante) unas 165 páginas.
Escaner y tiempo: 50 euros por el escaner a lo que hay que sumarle el tiempo que los empleados invierten en escanear y archivar el documento.
Es decir, si imprimimos 1500 albaranes al año para luego firmarlos, compraremos un toner al año y una impresora láser cada cinco, es decir, gastaremos en 5 años 100+(65x5) = 425 euros. A ello tenemos que sumarle el escaner, con lo que nos quedaremos en 475 euros.
Si la cantidad de albaranes que necesitamos imprimir y firmar luego solo llega a las 330 páginas, podríamos incluso permitirnos optar por la impresora de tinta y nos quedaríamos en 230 (impresora y cartuchos) + 50 (escaner), es decir, 280 euros a los cinco años.
Un dispositivo de firma manuscrita junto a su correspondiente software para usarlo cuesta unos 400 euros (según datos actuales de los fabricantes. Si nos decantamos por una tableta más barata, el precio puede bajar a los 300 euros. Finalmente, si elegimos la tableta de firma más barata junto a la aplicación más barata (que sigue ofreciendo firma electrónica segura) nos gastaremos poco más de 200 euros.
O sea, que sin tener en cuenta el coste del papel (que en realidad supone un gasto para el bolsillo y para el medioambiente), sin tener en cuenta el espacio físico que tendremos que habilitar para guardar todos estos albaranes (si los guardamos solo como copia escaneada no podremos probar que el albarán se firmó), sin tener en cuenta el gasto de tiempo y dinero que supone comprar una licencia de OCR para luego usarlo, ya nos han salido las cuentas.
Aquí tenemos otra cuenta igualmente interesante: Según Gartner Group, a cada dólar gastado en papel, se suman de 30 a 60 por su procesamiento. Es decir, si (poniéndonos en el término medio de un gasto de 45 dólares por cada dólar gastado) por cada hoja de papel usada estamos gastando 45 veces su precio (teniendo en cuenta que un paquete de 500 hojas nos costará unos 5 euros), para procesar 1500 albaranes en un año nos gastaremos 15 euros (el precio del papel) por 45, es decir 675 euros en un año.
Usando la firma electrónica no necesitaremos el papel, no necesitamos imprimir el albarán, no necesitamos escanearlo y no necesitamos archivarlo físicamente. Tampoco tendremos que enviar por correo certificado o por mensajería el documento a ningún sitio.